商務英語寫出高級商務郵件的技巧
無論是工作、溝通還是記事發消息，郵件是個很重要的通訊工具。很多企業都還在用郵件來傳遞消息，那麼你知道如何寫出高級的英語商務郵件嗎?這也可能是BEC商務英語考試考察的知識。如果你還不清楚，就來看看下面這些內容吧。
1-親切自然
可以用We就不要用You
每一封email往來，都是你和與收信人之間的交流。很多人以爲寫商業e-mail就應該用「生意腔」，於是把本來有感情基礎的e-mail寫得官樣。
把每次e-mail往來當成是跟對方進行了一次交談，只不過交談的介面是e-mail。用我/我們做主詞，這樣才能讓email讀起來熱情、友善，像朋友交談那樣簡單自然，親切又人性化。
官樣e-mail：Your mail has been received.
親切e-mail：I have received your mail.
官樣e-mail：Your complaint is being looked into.
親切e-mail：We are looking into your complaint.
官樣e-mail：You will receive your computer by next week.
親切e-mail：We are happy to have your order. We shipped it by July 21.
2-一針見血
可以清楚就不要模糊
寫email最忌諱文縐縐，要打電話給人就用call，要去拜訪人就說visit，不要刻意用自以爲正式但其實意思模模糊糊的字。
模糊字：contact
清楚字：call/write/visit
模糊字：soon
清楚字：by March 15
3-言簡意賅
可以一個字就不要兩個字
大部分商業人士，每天都要閱讀大量e-mail。所以e-mail一定要寫得簡明扼要。與主題無關或者無助於e-mail目的之內容，請毫不留情的捨棄。
冗長句：The paper jam had the effect of a destructive force onthe copy machine.
精簡句：The paper jam destroyed the copy machine.
冗長句：We have enclosed a brochure which shows further details of manufacture.
精簡句：The enclosed brochure shows further manufacture details.
4-詞彙樸實
用對方看得懂的關鍵字
每個行業都有自己的行話，寫e-mail時要確定別人懂不懂你的行話，也儘量不用華麗詞藻。西方人習慣使用樸實的語言。
迂迴句：We look forward to a bright and glorious future of cooperation.
樸實句：We hope to have the opportunity to work with you inthe future.
迂迴句：The choice of exogenous variables in relation tomulti-collinearity is contingent upon the derivations of certain multiple correlation coefficients.
樸實句：Supply determines demand.
5-技巧表達
讓人覺得you're helpful
同樣一件事說法不同，得到迴應就不同，有技巧的說法讓人樂於爲你效勞。
拙劣說法：In order to complete the claim you made, simply…
漂亮說法：To complete your transaction,…
拙劣說法：We want to get our check.
漂亮說法：To keep your account in the preferred customer class,send our check for NT$200,000 today.
6-起好標題
起一個專業的信件標題
也許很多人沒有意識到，e-mail的標題是很重要的一部分，郵件給對方的第一印象就是透過標題來完成。如果標題沒有內容，看起來像羣組垃圾郵件，命運就是直接進入垃圾桶。
不專業標題：How are you?
專業標題：Introduction: Our Product Offerings for Bright Ideas Imports
不專業標題：Can we work together?
專業標題：Proposal: Bright Ideas Imports—ABC‘s Partnership Opportunity
寫英文郵件的3個不要
1-不要 Laid- back 隨意
Case 1: “btw, need u 2 sign tom. thx.”(順便說一下，明天需要你籤個名。)
寫email用字太隨意會造成以下印象：
你不夠專業或者沒有認真對待此次談話;
你太忙，沒有時間說清楚自己的要求;
別人不知道你到底想幹什麼。所有商業活動都需要認真對待，不管身處什麼環境，都要花時間來進行恰當的交流。
2-不要 !!!充滿了驚歎號
Case 2: “It was a pleasure meeting you yesterday!! Looking forward to our next encounter! Take care!”(昨天見到你很高興!!期待下次再見!保重!)
在商業書信中，有時使用驚歎號是必要的，可以傳達出熱烈的情感和良好的禮儀。不過，過分使用標點符號就會適得其反了。就像上面提到的這句話一樣，濫用驚歎號來表達積極情感反而會讓人覺得詭異和不受歡迎。
3-不要 Over-simplified主旨過度簡化
Case 3: Subject: Meeting(主題：開會)
想一下，一個職場人每天收到幾封email。再想一下，有多少封email中會帶有“開會”這個關鍵字。email中的主旨欄是一種過濾機制，讓收件人可以有效地區分每封email主旨內容。千萬不要在主旨欄中含糊其辭，你有責任把正文內容提綱挈領地展示在email主題欄中。
請牢牢記住以上三大email忌諱，讓email更專業，不但能爲自己及公司建立好形象、還能讓人收到了馬上就想回信。
關於郵件的職場Tips：
*To&CC發送，抄送對象一定要分清。
To: 需要直接對郵件進行回覆、採取後續動作的人
CC(carbon copy): 只需要知曉郵件內容、不需要對郵件做出回覆或採取後續行動的人
*巧用郵件羣組，避免發送對象太多，增加讀者閱讀負擔。
*使用郵件系統“羣發單顯”功能(實際效果類似於BCC, 即密抄，blind carbon copy)，以保護公司及客戶隱私。
* 給女性寫信時，不管對方是否已婚，除非對方堅持用Mrs. 這一稱呼，一般都用Ms. 來稱呼對方。
* 如果不清楚收件人的名字、性別即身份，可以用To Whom It May Concern (致相關人士) 來代替
* 如果跟收件人關係比較親密，則可以在Hi、Hello或者Hey後面寫上對方的名字並加一個逗號(，)：
Hi Tom,
Hello Aaron,
Hey Henry,
怎麼樣?看了上面的內容大家是不是對商務職場中的英文郵件部分有了更深的瞭解呢?大家學習這些知識除了可以在商務環境中用到，還可能在BEC商務英語寫作中碰到，所以一定要學好哦!如果你想了解更多商務英語考試資訊，歡迎來滬江網校。
