商務英語培訓之商務郵件寫作的幾個技巧

在職場中無論是工作還是探討問題亦或是合作談判，郵件都是不可缺少的通信工具。商務英語學習中，這也是我們都要去掌握的。那麼大家覺得自己的英語郵件寫得如何?今天就告訴大家幾個小技巧，拯救讓你尷尬的商務英語郵件吧!

1-親切自然

可以用We就不要用You

每一封email往來，都是你和與收信人之間的交流。很多人以爲寫商業e-mail就應該用「生意腔」，於是把本來有感情基礎的e-mail寫得官樣。

把每次e-mail往來當成是跟對方進行了一次交談，只不過交談的介面是e-mail。用我/我們做主詞，這樣才能讓email讀起來熱情、友善，像朋友交談那樣簡單自然，親切又人性化。

官樣e-mail：Your mail has been received.

親切e-mail：I have received your mail.

官樣e-mail：Your complaint is being looked into.

親切e-mail：We are looking into your complaint.

官樣e-mail：You will receive your computer by next week.

親切e-mail：We are happy to have your order. We shipped it by July 21.

2-一針見血

可以清楚就不要模糊

寫email最忌諱文縐縐，要打電話給人就用call，要去拜訪人就說visit，不要刻意用自以爲正式但其實意思模模糊糊的字。

模糊字：contact

清楚字：call/write/visit

模糊字：soon

清楚字：by March 15

3-言簡意賅

可以一個字就不要兩個字

大部分商業人士，每天都要閱讀大量e-mail。所以e-mail一定要寫得簡明扼要。與主題無關或者無助於e-mail目的之內容，請毫不留情的捨棄。

冗長句：The paper jam had the effect of a destructive force onthe copy machine.

精簡句：The paper jam destroyed the copy machine.

冗長句：We have enclosed a brochure which shows further details of manufacture.

精簡句：The enclosed brochure shows further manufacture details.

4-詞彙樸實

用對方看得懂的關鍵字

每個行業都有自己的行話，寫e-mail時要確定別人懂不懂你的行話，也儘量不用華麗詞藻。西方人習慣使用樸實的語言。

迂迴句：We look forward to a bright and glorious future of cooperation.

樸實句：We hope to have the opportunity to work with you inthe future.

迂迴句：The choice of exogenous variables in relation tomulti-collinearity is contingent upon the derivations of certain multiple correlation coefficients.

樸實句：Supply determines demand.

5-技巧表達

讓人覺得you're helpful

同樣一件事說法不同，得到迴應就不同，有技巧的說法讓人樂於爲你效勞。

拙劣說法：In order to complete the claim you made, simply…

漂亮說法：To complete your transaction,…

拙劣說法：We want to get our check.

漂亮說法：To keep your account in the preferred customer class,send our check for NT$200,000 today.

6-起好標題

起一個專業的信件標題

也許很多人沒有意識到，e-mail的標題是很重要的一部分，郵件給對方的第一印象就是透過標題來完成。如果標題沒有內容，看起來像羣組垃圾郵件，命運就是直接進入垃圾桶。

不專業標題：How are you?

專業標題：Introduction: Our Product Offerings for Bright Ideas Imports

不專業標題：Can we work together?

專業標題：Proposal: Bright Ideas Imports—ABC‘s Partnership Opportunity

寫英文郵件的3個不要

1-不要 Laid- back 隨意

Case 1: “btw, need u 2 sign tom. thx.”(順便說一下，明天需要你籤個名。)

寫email用字太隨意會造成以下印象：

你不夠專業或者沒有認真對待此次談話;

你太忙，沒有時間說清楚自己的要求;

別人不知道你到底想幹什麼。所有商業活動都需要認真對待，不管身處什麼環境，都要花時間來進行恰當的交流。

2-不要 !!!充滿了驚歎號

Case 2: “It was a pleasure meeting you yesterday!! Looking forward to our next encounter! Take care!”(昨天見到你很高興!!期待下次再見!保重!)

在商業書信中，有時使用驚歎號是必要的，可以傳達出熱烈的情感和良好的禮儀。不過，過分使用標點符號就會適得其反了。就像上面提到的這句話一樣，濫用驚歎號來表達積極情感反而會讓人覺得詭異和不受歡迎。

3-不要 Over-simplified主旨過度簡化

Case 3: Subject: Meeting(主題：開會)

想一下，一個職場人每天收到幾封email。再想一下，有多少封email中會帶有“開會”這個關鍵字。email中的主旨欄是一種過濾機制，讓收件人可以有效地區分每封email主旨內容。千萬不要在主旨欄中含糊其辭，你有責任把正文內容提綱挈領地展示在email主題欄中。

請牢牢記住以上三大email忌諱，讓你的郵件更專業，不但能爲自己及公司建立好形象、還能讓人收到了馬上就想回信。大家還想了解哪些知識，都可以來這裏告訴我們，其實很多人都在學習中有過彷徨和魷魚，調整心態迎難而上吧!